Preparar su tienda para el lanzamiento de pedidos

Siga este proceso de tres pasos para garantizar pedidos eficientes y evitar errores de transmisión.

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Paso 1: Validar la información de los proveedores

El Catálogo de proveedores de la tienda es la base de todos sus pedidos. Debe asegurarse de que cada proveedor con el que planea trabajar esté configurado correctamente en el sistema.

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Requisitos mínimos

• Vincular con un proveedor global de Vori: cada proveedor de la tienda debe estar vinculado a un proveedor global de Vori. Si no encuentra su proveedor en el menú desplegable Vori Global, comuníquese con Vori Support para crear la conexión global.
• Correo electrónico de contacto del proveedor: debe tener al menos una dirección de correo electrónico válida en la sección Contacts. Ahí es donde se envían las órdenes de compra (OC) para los proveedores que no usan EDI.
• Eliminar duplicados: asegúrese de que exista un solo registro de proveedor de la tienda por cada proveedor real. Los perfiles de proveedor duplicados (a menudo causados por importaciones iniciales de datos) deben combinarse antes de comenzar a hacer pedidos.

💡 Consejo: use el filtro Duplicates en el catálogo de proveedores para identificar todos los proveedores que comparten el mismo nombre.

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Muy recomendado (opcional)

Agregar estos datos le ayuda a gestionar mejor la logística:

• Fechas límite de pedido
• Horarios de entrega
• Pedidos mínimos
• Código de proveedor

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Paso 2: Cargar los catálogos de proveedores

Los catálogos de proveedores son fundamentales para completar los datos faltantes y para poder encontrar artículos nuevos.

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¿Por qué cargar un catálogo?

• Completar datos: cargar un catálogo llena la información faltante (como códigos de artículo o descripciones) en sus productos de proveedor ya existentes.
  • Nota: esto no sobrescribe los datos de producto existentes; solo completa lo que falta.
• Habilitar la búsqueda de artículos: ofrece una fuente adicional para pedir artículos que todavía no existen en la lista de productos de su tienda.

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Cómo cargar el catálogo

1. Obtenga el catálogo: descargue el catálogo desde Vori (si está disponible) o solicite un archivo de catálogo actualizado directamente a su representante del proveedor.
2. Cargue el archivo: vaya a la pestaña Vendor Products y cargue el archivo.

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Paso 3: Depurar los productos de proveedor de la tienda

Para poder pedir un artículo, este debe existir como producto de proveedor de la tienda. Si los datos del producto están incompletos, es posible que el pedido no se transmita correctamente.

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Estándares de los productos de proveedor

Cada producto debe cumplir con los siguientes criterios:

• Debe existir: no puede pedir un artículo si no figura como producto de proveedor de la tienda.
• Único: el producto debe ser único por artículo.
• Datos obligatorios:
  • UPC
  • Descripción
  • Código de artículo: este dato lo exige el 95% de los proveedores.

💡 Consejo: si a un producto le falta el código de artículo, puede agregarlo “sobre la marcha” mientras arma su pedido. Sin embargo, para proveedores grandes, recomendamos habilitar el ajuste “Require Item Code” en Vori para evitar errores de envío.

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Prácticas recomendadas

Para obtener reportes más precisos y una mejor gestión de márgenes, lo ideal es incluir:

• Costo
• Tamaño de caja
• Marca

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Realizar una campaña de contacto con los proveedores

Antes de lanzar los pedidos, comuníquese con cada proveedor para confirmar que puede recibir órdenes de compra (OC) por correo electrónico, y avísele que Vori comenzará a enviar las OC en nombre de la tienda. Si un proveedor no es apto para EDI, recibirá su OC por correo electrónico en su lugar. ✏️ Nota: no todos los proveedores pueden recibir pedidos a través de Vori.

• Los proveedores que requieren un representante de ventas para colocar pedidos (por ejemplo, Coca-Cola y Frito-Lay) no se pueden pedir a través de Vori.
• Los proveedores que usan su propio portal de pedidos, como algunos distribuidores de bebidas y alcohol, tampoco suelen aceptar OC por correo electrónico.

El objetivo es incorporar entre el 90% y el 95% de los proveedores de la tienda a los pedidos a través de Vori. Algunos proveedores quedarán fuera de ese rango, y la tienda seguirá haciéndoles pedidos con su método actual. 💡 Consejo: muchas tiendas prefieren pedir a UNFI con su pistola de pedidos en lugar de usar Vori, ya que la pistola muestra directamente los agotados (OOS, por sus siglas en inglés) y evita el paso de carga del archivo CSV. Obtenga más información en Cargar órdenes de compra en MyUNFI y KeHE.

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Detalles específicos de EDI y UNFI

Algunos proveedores requieren configuraciones específicas para gestionar transferencias de datos automatizadas (EDI).

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Proveedores compatibles con EDI

El intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) crea un circuito bidireccional para pedidos y facturas. Si trabaja con alguno de los proveedores que aparecen a continuación, debe proporcionar su Account ID y seleccionar un departamento a Vori Support para habilitar el EDI:

• KeHE
  • Proporcione el número de su centro de distribución (DC) a Vori Support.
  • Confirme si su tienda pide por caja o por unidad.
• Rock Island
• Good Stuff
• Alta Dena

💡 Consejo: si el proveedor abastece a varios departamentos, elija Grocery. ✏️ Nota: para los proveedores con EDI, puede ingresar su propio correo electrónico en el campo de contacto del proveedor para recibir una copia de la OC, ya que el pedido en sí se transmite digitalmente. Recomendamos agregar un cronograma de pedidos para los proveedores con EDI.

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UNFI

Para UNFI, los pedidos deben cargarse manualmente a través del portal de UNFI. Tenga en cuenta que UNFI actualmente no admite el envío de órdenes de compra por EDI ni por correo electrónico. Para instrucciones paso a paso, consulte este artículo.