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# Crear tu lista de productos (APL) desde cero para tiendas nuevas

> Empieza con el pie derecho con cuatro campos obligatorios. Crea una APL limpia y confiable que impulse tu POS y tus reportes desde el primer día

Esta guía está diseñada para **tiendas nuevas que van a crear una APL (Lista de Productos Aprobados) desde cero.**

✏️ **Nota:** Si ya usas un sistema de punto de venta (POS) o una solución de Back Office, el ingeniero de soluciones de Vori trabajará contigo para recuperar e importar tus datos existentes. Esta guía está pensada **solo para tiendas nuevas**, no para tiendas que están migrando desde otro sistema.

### ¿Qué es una APL?

Una Lista de Productos Aprobados (APL) es el listado de todos los productos que tu tienda va a manejar, incluidos los datos clave que impulsan tu **POS**, tus reportes y tus flujos de inventario.

**Configurar tu APL es uno de los primeros pasos para empezar a usar Vori.**

👉 **Importante:** Asegúrate de **hacer una copia** de la plantilla antes de editarla. Cuando termines de editarla, descarga o exporta la hoja como un archivo CSV antes de subirla a Vori Back Office.
**[Abrir la plantilla para cargar productos de la tienda](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1npmSoHY5yTRyzXatA1GTq2Whgi3xikpdbFy6yoZ3HL0/edit?gid=1556935337#gid=1556935337)**

***

### Campos obligatorios en la APL

Necesitas **cuatro campos obligatorios** para crear tu APL:

| **Campo** | **Definición** | **Prioridad** |
| - | - | - |
| **Product Name** | El nombre es lo que se muestra en el POS y se imprime en los recibos. | Obligatorio |
| **Department** | Vori organiza los productos en categorías de nivel superior [(departamentos)](/departments/set-up-departments) para respaldar los reportes, aplicar atributos compartidos como la elegibilidad para EBT o los depósitos de botellas, y mantener tu tienda organizada para facilitar el seguimiento de ventas.<br /><br />Define y nombra estos departamentos en tu archivo de APL. Se crearán automáticamente en tu Back Office después de subir el archivo. | Obligatorio |
| **Retail Price** | El precio de venta ingresado como decimal (por ejemplo, 2.49). | Obligatorio |
| **Barcode (UPC / PLU, etc.)** | Un código de producto único que se usa para escanear en caja, idealmente un código estándar GS1 como un UPC, EAN, GTIN o PLU. **Este código no puede ser todo ceros.** **Ingresa los códigos de barras como texto para conservar los ceros a la izquierda** (por ejemplo, agregando una comilla simple ' al inicio). | Obligatorio |

⚠️ **Precaución: no incluyas el símbolo de dólar en la columna de precio de venta.** Ingresa los precios como números decimales simples (por ejemplo, `2.49`, no `$2.49`). Agregar el símbolo `$` provocará un error durante la importación y la fila no se cargará.

***

### Campos adicionales

Una vez que tengas listos tus campos obligatorios, puedes incluir **atributos de producto adicionales** para respaldar los pedidos, el inventario y las operaciones en caja. Estos campos son opcionales, pero agilizan los flujos de trabajo de Vori a medida que tu tienda crece.

**✏️ Nota:** Si ya tienes estos datos a la mano, es mejor incluirlos ahora en lugar de esperar para agregarlos después.

#### Categorías de producto

| **Campo** | **Definición** | **Prioridad** | **Notas** |
| - | - | - | - |
| **Sub Department** | Categoría de segundo nivel para organizar productos dentro de los departamentos. | Opcional | Vori actualmente admite solo dos niveles de organización de productos: departamentos y subdepartamentos. |

***

#### Datos de proveedor y costo

| **Campo** | **Definición** | **Prioridad** | **Notas** |
| - | - | - | - |
| **Vendor Item Code** | El código de pedido o referencia que usa tu proveedor. | Fundamental para Smart Pricing | Suele estar impreso en las facturas o en las etiquetas de las cajas. |
| **Vendor Name** | El proveedor principal del producto. | Fundamental para Smart Pricing | Vori actualmente admite un solo proveedor por producto. |
| **Cost** | El costo del producto para el proveedor. | Fundamental para Smart Pricing | Se usa para calcular márgenes y hacer seguimiento a los cambios de costo. |
| **Case Size** | Número de unidades por caja. | Fundamental para Smart Pricing | Se usa para la precisión de facturas y pedidos. |
| **Brand** | La marca o el nombre de etiqueta del producto. | Opcional | Útil para la búsqueda de inventario y el etiquetado en anaquel. |

**⚠️ Importante para [Smart Pricing (cambios de costo)](/invoicing-cost-changes-and-smart-pricing/cost-changes-and-smart-pricing/manage-invoices-new-items-and-cost-changes):** Incluir ahora los datos de proveedor, costo y tamaño de caja mejorará considerablemente tu capacidad para gestionar facturas y hacer seguimiento a los márgenes.

***

#### Precios y configuración de ventas

| **Campo** | **Definición** | **Prioridad** | **Notas** |
| - | - | - | - |
| **Price Embedded** | Marca los productos cuyo código de barras incluye el precio, como los artículos etiquetados y pesados en la tienda con básculas de charcutería o carnicería. Suelen ser etiquetas preimpresas con un UPC tipo 2 generado por la propia báscula. | Recomendado | Aplica a códigos de barras impresos por básculas del departamento de carnes/charcutería. |
| **Manual Price** | Permite que los cajeros ingresen un precio personalizado en caja. | Opcional | Útil para artículos de precio abierto o flexible. |
| **Prompt for Quantity** | Hace que el POS solicite ingresar una cantidad en caja. | Opcional | Ideal para artículos a granel o de cantidad variable. |
| **Sold by Weight** | Marca el producto como vendido por peso en caja (por ejemplo, \$3.99/lb). | Recomendado | Común en frutas y verduras, artículos a granel, carnes o charcutería. |

***

#### Empaque y tamaño

| **Campo** | **Definición** | **Prioridad** | **Notas** |
| - | - | - | - |
| **Pack Size** | Unidades del paquete interior por producto de venta. | Opcional | |
| **Unit Volume** | Tamaño del producto (por ejemplo, 16oz, 500g). | Opcional | |
| **Unit of Measure** | La unidad en la que se vende el artículo (por ejemplo, Each, LB, OZ). | Opcional | El valor predeterminado en Back Office es `Each`. |

***

#### Cumplimiento normativo e impuestos

| **Campo** | **Definición** | **Prioridad** | **Notas** |
| - | - | - | - |
| **Age Restriction** | Edad legal mínima para comprar (por ejemplo, 16, 18, 21). | Recomendado | Se puede configurar a nivel de artículo o de departamento. |
| **EBT Eligible** | Indica si el producto califica para EBT. | Recomendado | Se puede configurar a nivel de artículo o de departamento. |
| **Country of Origin** | El país donde se produjo el producto. | Opcional | Requerido por ley en algunos estados (por ejemplo, California). |

⚠️ **Precaución: recordatorio de cumplimiento normativo:** Algunos campos, como **Country of Origin** y **Other Tax**, pueden ser requeridos por regulaciones municipales, estatales o federales (por ejemplo, la ley de California exige el etiquetado de país de origen en ciertos productos).

*Es responsabilidad de cada tienda garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de etiquetado y regulatorios aplicables.*

***

### 📤 Sube tu APL a Vori Back Office

Una vez que tu CSV esté listo, puedes subirlo directamente desde el catálogo de productos.

🚨 **Advertencia: el cargador sobrescribe los datos de productos existentes.** Si un código de barras de tu CSV coincide con un producto que ya está en tu catálogo, el cargador *reemplazará* los valores existentes —incluido el **Retail Price**— con lo que haya en tu archivo. Antes de subir un archivo sobre un catálogo activo, revisa cada columna y usa el paso **Review Linked Data** para confirmar qué va a cambiar. *Si eres una tienda nueva con un catálogo vacío, esto no te aplica: las filas nuevas aparecerán en la pestaña **Create**.*

#### Paso 1: Abre el cargador de productos

En Vori Back Office, ve a **Products** > **Product Catalog** y luego haz clic en **`Upload`** en la esquina superior derecha.

#### Paso 2: Sube tu CSV

Arrastra y suelta tu archivo en el área de carga, o haz clic en **`Select File`** para buscarlo. Solo se aceptan archivos *CSV*. Si estás partiendo de la plantilla de Google Sheets, expórtala primero como CSV para tener un archivo que el cargador pueda aceptar.

**💡 Consejo:** Si todavía no tienes un archivo listo, haz clic en **`Download CSV template`** en la parte inferior de la pantalla para obtener una plantilla en blanco directamente de Vori.

Una vez que tu archivo aparezca en el área de carga, haz clic en **`Upload`** en la esquina superior derecha para continuar.

#### Paso 3: Asigna tus campos

Vori hace coincidir automáticamente las columnas de tu CSV con los campos correspondientes en Back Office. Los campos obligatorios —**Barcode**, **Product Name**, **Department** y **Retail Price**— se marcan para que confirmes que están bien asignados antes de continuar.

El panel de **vista previa** a la derecha muestra valores de ejemplo de tu archivo para que puedas detectar problemas de asignación antes de confirmar. Si una columna no es relevante, déjala configurada como **`Skip this column`**.

Cuando todo se vea correcto, haz clic en **`Next`**.

#### Paso 4: Revisa los datos vinculados

Vori procesa tu archivo y clasifica cada fila en una de cuatro pestañas. *Este es el paso más importante*: te muestra exactamente qué está por suceder antes de que se realice cualquier cambio.

* **Create:** Productos nuevos que se agregarán a tu catálogo.
* **Update:** Productos existentes que se *sobrescribirán* con los valores de tu archivo. Abre esta pestaña y revisa cuidadosamente cada fila, en especial **Retail Price**.
* **Invalid:** Filas con errores (por ejemplo, campos obligatorios faltantes, códigos de barras mal formados). Estas no se importarán.
* **Excluded:** Filas que excluiste manualmente de la importación.

⚠️ **Precaución:** Todo lo que esté en la pestaña **Update** reemplazará lo que actualmente tienes en tu catálogo. Para omitir una fila de la importación final, haz clic en **`Exclude`** en la columna *Exclude*. Las filas de la pestaña *Invalid* no se importarán: corrige los problemas en tu CSV y vuelve a subirlo, o continúa sin ellas.

Cuando estés seguro de los cambios que están por hacerse, haz clic en **`Commit`** en la esquina superior derecha para finalizar la carga.

#### Paso 5: Confirma que tus productos ya están activos

Una vez confirmada la carga, tus productos aparecen en el catálogo de productos con todos los campos asignados completos.

#### Cómo maneja el cargador los productos existentes

Si estás subiendo un archivo a un catálogo que ya tiene productos —ya sea porque estás agregando artículos de un nuevo proveedor o actualizando precios en toda la tienda—, así es como Vori compara y actualiza las filas:

* **La coincidencia se hace por código de barras.** Vori revisa la columna *Barcode* de tu CSV y verifica si ese código de barras ya existe en tu catálogo.
* **Los códigos de barras nuevos crean productos nuevos.** Todo lo que no esté ya en el catálogo cae en la pestaña *Create*.
* **Los códigos de barras coincidentes sobrescriben productos existentes.** Todo lo que coincida cae en la pestaña *Update*. Los valores de tu CSV —incluido **Retail Price**— reemplazarán los valores que ya tienes registrados.
* **Las filas inválidas se omiten.** Las filas que no tengan campos obligatorios o que tengan datos mal formados no se importarán.

**💡 Consejo:** Si solo quieres *agregar* productos nuevos sin tocar los existentes, filtra tu CSV para dejar solo los códigos de barras que todavía no estén en tu catálogo antes de subirlo. También puedes usar la acción **`Exclude`** en la pestaña *Update* para omitir filas específicas durante el paso de revisión.

***

### Sigue mejorando tu lista de productos

Después de la carga inicial, puedes seguir mejorando tu lista de productos con las herramientas de Vori Back Office:

* [**Actualización masiva**](/product-and-product-catalog-management/product-catalog-and-bulk-management/bulk-update-products) para aplicar cambios a varios productos a la vez.
* [**Herencia de departamentos**](/departments/set-up-departments) para aplicar lógica compartida (por ejemplo, restricción de edad, EBT, impuestos).
* [**Cargas de facturas**](/invoicing-cost-changes-and-smart-pricing/invoice-upload/upload-invoices-to-vori) que aplican automáticamente datos como el costo del proveedor, el tamaño de caja o la marca.

**💡 Consejo:** Si ya tienes esta información disponible, por ejemplo de órdenes de compra o facturas, vale la pena ingresarla ahora para evitar tener que volver atrás después.


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