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Esta guía está diseñada para tiendas nuevas que van a crear una APL (Lista de Productos Aprobados) desde cero. ✏️ Nota: Si ya usas un sistema de punto de venta (POS) o una solución de Back Office, el ingeniero de soluciones de Vori trabajará contigo para recuperar e importar tus datos existentes. Esta guía está pensada solo para tiendas nuevas, no para tiendas que están migrando desde otro sistema.

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¿Qué es una APL?

Una Lista de Productos Aprobados (APL) es el listado de todos los productos que tu tienda va a manejar, incluidos los datos clave que impulsan tu POS, tus reportes y tus flujos de inventario. Configurar tu APL es uno de los primeros pasos para empezar a usar Vori. 👉 Importante: Asegúrate de hacer una copia de la plantilla antes de editarla. Cuando termines de editarla, descarga o exporta la hoja como un archivo CSV antes de subirla a Vori Back Office. Abrir la plantilla para cargar productos de la tienda

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Campos obligatorios en la APL

Necesitas cuatro campos obligatorios para crear tu APL: ⚠️ Precaución: no incluyas el símbolo de dólar en la columna de precio de venta. Ingresa los precios como números decimales simples (por ejemplo, 2.49, no $2.49). Agregar el símbolo $ provocará un error durante la importación y la fila no se cargará.

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Campos adicionales

Una vez que tengas listos tus campos obligatorios, puedes incluir atributos de producto adicionales para respaldar los pedidos, el inventario y las operaciones en caja. Estos campos son opcionales, pero agilizan los flujos de trabajo de Vori a medida que tu tienda crece. ✏️ Nota: Si ya tienes estos datos a la mano, es mejor incluirlos ahora en lugar de esperar para agregarlos después.

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Categorías de producto

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Datos de proveedor y costo

⚠️ Importante para Smart Pricing (cambios de costo): Incluir ahora los datos de proveedor, costo y tamaño de caja mejorará considerablemente tu capacidad para gestionar facturas y hacer seguimiento a los márgenes.

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Precios y configuración de ventas

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Empaque y tamaño

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Cumplimiento normativo e impuestos

⚠️ Precaución: recordatorio de cumplimiento normativo: Algunos campos, como Country of Origin y Other Tax, pueden ser requeridos por regulaciones municipales, estatales o federales (por ejemplo, la ley de California exige el etiquetado de país de origen en ciertos productos). Es responsabilidad de cada tienda garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de etiquetado y regulatorios aplicables.

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📤 Sube tu APL a Vori Back Office

Una vez que tu CSV esté listo, puedes subirlo directamente desde el catálogo de productos. 🚨 Advertencia: el cargador sobrescribe los datos de productos existentes. Si un código de barras de tu CSV coincide con un producto que ya está en tu catálogo, el cargador reemplazará los valores existentes —incluido el Retail Price— con lo que haya en tu archivo. Antes de subir un archivo sobre un catálogo activo, revisa cada columna y usa el paso Review Linked Data para confirmar qué va a cambiar. Si eres una tienda nueva con un catálogo vacío, esto no te aplica: las filas nuevas aparecerán en la pestaña Create.

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Paso 1: Abre el cargador de productos

En Vori Back Office, ve a Products > Product Catalog y luego haz clic en Upload en la esquina superior derecha.

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Paso 2: Sube tu CSV

Arrastra y suelta tu archivo en el área de carga, o haz clic en Select File para buscarlo. Solo se aceptan archivos CSV. Si estás partiendo de la plantilla de Google Sheets, expórtala primero como CSV para tener un archivo que el cargador pueda aceptar. 💡 Consejo: Si todavía no tienes un archivo listo, haz clic en Download CSV template en la parte inferior de la pantalla para obtener una plantilla en blanco directamente de Vori. Una vez que tu archivo aparezca en el área de carga, haz clic en Upload en la esquina superior derecha para continuar.

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Paso 3: Asigna tus campos

Vori hace coincidir automáticamente las columnas de tu CSV con los campos correspondientes en Back Office. Los campos obligatorios —Barcode, Product Name, Department y Retail Price— se marcan para que confirmes que están bien asignados antes de continuar. El panel de vista previa a la derecha muestra valores de ejemplo de tu archivo para que puedas detectar problemas de asignación antes de confirmar. Si una columna no es relevante, déjala configurada como Skip this column. Cuando todo se vea correcto, haz clic en Next.

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Paso 4: Revisa los datos vinculados

Vori procesa tu archivo y clasifica cada fila en una de cuatro pestañas. Este es el paso más importante: te muestra exactamente qué está por suceder antes de que se realice cualquier cambio.
  • Create: Productos nuevos que se agregarán a tu catálogo.
  • Update: Productos existentes que se sobrescribirán con los valores de tu archivo. Abre esta pestaña y revisa cuidadosamente cada fila, en especial Retail Price.
  • Invalid: Filas con errores (por ejemplo, campos obligatorios faltantes, códigos de barras mal formados). Estas no se importarán.
  • Excluded: Filas que excluiste manualmente de la importación.
⚠️ Precaución: Todo lo que esté en la pestaña Update reemplazará lo que actualmente tienes en tu catálogo. Para omitir una fila de la importación final, haz clic en Exclude en la columna Exclude. Las filas de la pestaña Invalid no se importarán: corrige los problemas en tu CSV y vuelve a subirlo, o continúa sin ellas. Cuando estés seguro de los cambios que están por hacerse, haz clic en Commit en la esquina superior derecha para finalizar la carga.

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Paso 5: Confirma que tus productos ya están activos

Una vez confirmada la carga, tus productos aparecen en el catálogo de productos con todos los campos asignados completos.

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Cómo maneja el cargador los productos existentes

Si estás subiendo un archivo a un catálogo que ya tiene productos —ya sea porque estás agregando artículos de un nuevo proveedor o actualizando precios en toda la tienda—, así es como Vori compara y actualiza las filas:
  • La coincidencia se hace por código de barras. Vori revisa la columna Barcode de tu CSV y verifica si ese código de barras ya existe en tu catálogo.
  • Los códigos de barras nuevos crean productos nuevos. Todo lo que no esté ya en el catálogo cae en la pestaña Create.
  • Los códigos de barras coincidentes sobrescriben productos existentes. Todo lo que coincida cae en la pestaña Update. Los valores de tu CSV —incluido Retail Price— reemplazarán los valores que ya tienes registrados.
  • Las filas inválidas se omiten. Las filas que no tengan campos obligatorios o que tengan datos mal formados no se importarán.
💡 Consejo: Si solo quieres agregar productos nuevos sin tocar los existentes, filtra tu CSV para dejar solo los códigos de barras que todavía no estén en tu catálogo antes de subirlo. También puedes usar la acción Exclude en la pestaña Update para omitir filas específicas durante el paso de revisión.

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Sigue mejorando tu lista de productos

Después de la carga inicial, puedes seguir mejorando tu lista de productos con las herramientas de Vori Back Office: 💡 Consejo: Si ya tienes esta información disponible, por ejemplo de órdenes de compra o facturas, vale la pena ingresarla ahora para evitar tener que volver atrás después.