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# Configurar departamentos

> Organiza tus productos en departamentos principales y subdepartamentos, y marca los departamentos que no deben contar en los informes de ventas.

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Los departamentos organizan tus productos en departamentos principales y subdepartamentos para que tu catálogo, tus informes y el flujo del punto de venta (POS) se mantengan ordenados a medida que crece tu tienda. Esta guía cubre las cuatro cosas que haces en la página de Departamentos: orientarte, crear un departamento principal, agregar un subdepartamento debajo de él y editar un departamento existente.

### Antes de empezar

* Inicia sesión en el **Back Office** como propietario (Owner) o gerente (Manager).
* Asegúrate de que tu tienda activa esté seleccionada en el selector de tiendas de la esquina superior izquierda. Los departamentos son específicos de cada tienda, así que los creas y editas dentro de la tienda que estás viendo.
* Ve a **Products → [Departments](https://app.vori.com/retail/departments)** en el menú de la izquierda.

<Note>
  Los atributos como los impuestos, la elegibilidad para EBT y los márgenes objetivo ahora se encuentran en **Product Rules**, no en el departamento. La página de Departamentos sirve solo para organizar tus productos y controlar qué cuenta en los informes de ventas.
</Note>

***

### Tu página de Departamentos

La página de Departamentos muestra todos los departamentos principales de tu tienda, con los subdepartamentos agrupados debajo. Cada fila muestra su departamento principal, su nombre, su estado y si está excluido de los informes.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/vori/_IH6Rx-AZai7FP3O/images/set-up-departments/grid-overview.webp?fit=max&auto=format&n=_IH6Rx-AZai7FP3O&q=85&s=aa2aa43a42826d301816375153b82df3" alt="Cuadrícula de departamentos con las columnas Parent Department, Name, Status y Exclude from Reporting" width="1920" height="1080" data-path="images/set-up-departments/grid-overview.webp" />
</Frame>

Usa la barra de herramientas encima de la cuadrícula para encontrar lo que buscas:

<Steps>
  <Step title="Buscar por nombre">
    Haz clic en el icono de búsqueda de la barra de herramientas y empieza a escribir. La cuadrícula se filtra a medida que escribes.
  </Step>

  <Step title="Filtrar por estado">
    Usa el control **Status** para mostrar solo los departamentos activos o solo los inactivos. Activo es el valor predeterminado.
  </Step>

  <Step title="Expandir o contraer departamentos principales">
    Haz clic en la flecha junto al nombre de un departamento principal para mostrar u ocultar sus subdepartamentos.
  </Step>
</Steps>

***

### Crear un departamento principal

Los departamentos principales son las categorías de nivel superior que organizan tu catálogo; piensa en **Produce**, **Dairy** o **Bakery**. Crea uno cada vez que necesites una nueva categoría bajo la que puedan vivir los subdepartamentos.

<Steps>
  <Step title="Abrir el formulario de nuevo departamento">
    Haz clic en **Create New** en la esquina superior derecha y luego elige **Department**.
  </Step>

  <Step title="Nombrar el departamento">
    Escribe el nombre del departamento. Esto es lo que mostrarán los cajeros, los informes y el POS.

    <Frame>
      <img src="https://mintcdn.com/vori/_IH6Rx-AZai7FP3O/images/set-up-departments/new-department-form.webp?fit=max&auto=format&n=_IH6Rx-AZai7FP3O&q=85&s=bc1cce2c4e929c46e50ea4651f58cfcd" alt="Formulario de nuevo departamento con los campos Department Name, Status y Exclude from Sales Reporting" width="1920" height="1080" data-path="images/set-up-departments/new-department-form.webp" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="Decidir si excluirlo de los informes de ventas">
    Deja **Exclude from Sales Reporting** desactivado para la mayoría de los departamentos. Actívalo si este departamento no debe contar en tus totales de ventas; consulta [Excluir un departamento de los informes de ventas](#excluir-un-departamento-de-los-informes-de-ventas) para saber cuándo usarlo.
  </Step>

  <Step title="Crear el departamento">
    Haz clic en **Create Department**. El nuevo departamento aparece en la cuadrícula de inmediato.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Activa **Create More** en la parte superior derecha del formulario si vas a agregar varios departamentos seguidos. Tu configuración se mantiene, así que solo escribes el nombre de cada uno.
</Tip>

***

### Crear un subdepartamento

Los subdepartamentos se ubican debajo de un departamento principal y añaden más detalle a tu catálogo; por ejemplo, **Summer Produce** dentro de **Produce**, o **Yogurt** dentro de **Dairy**.

<Steps>
  <Step title="Abrir el formulario de nuevo subdepartamento">
    Haz clic en **Create New** en la esquina superior derecha y luego elige **Sub-Department**.
  </Step>

  <Step title="Nombrar el subdepartamento">
    Escribe el nombre del subdepartamento.
  </Step>

  <Step title="Elegir el departamento principal">
    Haz clic en el menú desplegable **Parent Department** y selecciona el departamento principal al que pertenece este subdepartamento. Puedes escribir para acotar la lista.

    <Frame>
      <img src="https://mintcdn.com/vori/_IH6Rx-AZai7FP3O/images/set-up-departments/new-sub-department-form.webp?fit=max&auto=format&n=_IH6Rx-AZai7FP3O&q=85&s=1f2e017c3a368be6ee0825497a8770c9" alt="Formulario de nuevo subdepartamento con el nombre Summer Produce ingresado y Produce seleccionado como departamento principal" width="1920" height="1080" data-path="images/set-up-departments/new-sub-department-form.webp" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="Guardar">
    Haz clic en **Create Sub-Department**. El subdepartamento aparece en la cuadrícula, agrupado bajo su departamento principal.
  </Step>
</Steps>

***

### Editar un departamento existente

Abre cualquier departamento para cambiarle el nombre, moverlo bajo un departamento principal distinto o cambiar si cuenta en los informes de ventas. Los cambios se guardan automáticamente a medida que los haces.

<Steps>
  <Step title="Abrir el departamento">
    En la cuadrícula, pasa el cursor sobre la fila del departamento y haz clic en **Open**.
  </Step>

  <Step title="Cambiar el nombre del departamento">
    Haz clic en el campo del nombre del departamento y escribe el nuevo nombre. El cambio se guarda cuando haces clic fuera del campo.
  </Step>

  <Step title="Moverlo a otro departamento principal">
    Haz clic en el menú desplegable **Parent Department** y elige otro departamento principal. Escribe para acotar la lista si tienes muchos departamentos.

    <Note>
      Solo puedes cambiar el departamento principal de un subdepartamento que no tenga subdepartamentos propios. Si el menú desplegable está desactivado, primero mueve fuera cualquier subdepartamento que dependa de este departamento.
    </Note>
  </Step>

  <Step title="Cambiar el interruptor Exclude from Sales Reporting">
    Actívalo para mantener este departamento fuera de tus totales de ventas, o desactívalo para incluirlo. Los cambios se aplican a todos los informes de inmediato.

    <Frame>
      <img src="https://mintcdn.com/vori/_IH6Rx-AZai7FP3O/images/set-up-departments/edit-department-form.webp?fit=max&auto=format&n=_IH6Rx-AZai7FP3O&q=85&s=c51e79536da268d9083e2c70d87188fe" alt="Formulario de edición de departamento que muestra Juices dentro de Dairy Case con Exclude from Sales Reporting activado y un aviso de éxito" width="1920" height="1080" data-path="images/set-up-departments/edit-department-form.webp" />
    </Frame>
  </Step>
</Steps>

***

### Excluir un departamento de los informes de ventas

Algunos departamentos se registran como ventas normales, pero no representan ingresos que quieras contar; las tarjetas de regalo de terceros son el ejemplo clásico. Cuando un comprador paga $50 por una tarjeta de regalo Visa, eso es un traspaso, no $50 de ingresos por comestibles.

Al activar **Exclude from Sales Reporting**, esas transacciones se mantienen fuera de tus totales de fin de día (End-of-Day) y de tus informes de ventas, de modo que tus números reflejen los ingresos reales de la tienda.

<Tip>
  Candidatos comunes: tarjetas de regalo de terceros (Visa, Happy Card, Blackhawk), billetes de lotería y giros postales. Cualquier cosa para la que la tienda sea, en la práctica, solo un intermediario.
</Tip>

***

### Desactivar o reactivar un departamento

Puedes desactivar un departamento una vez que ya no tenga productos activos ni inactivos. Para reactivarlo, abre el departamento, cambia su estado de nuevo a **Active** y tu equipo podrá volver a usarlo.

<Note>
  Si el menú desplegable de estado está desactivado, todavía hay productos vinculados a este departamento. Mueve esos productos a otro departamento primero.
</Note>

***

### Referencia rápida

| Término                                        | Qué significa                                                                                                                                                                                      |
| ---------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Departamento principal (Parent department)** | Una categoría de nivel superior como Produce o Dairy. Contiene uno o más subdepartamentos.                                                                                                         |
| **Subdepartamento (Sub-department)**           | Un elemento secundario de un departamento principal, como Summer Produce dentro de Produce.                                                                                                        |
| **Exclude from Sales Reporting**               | Un interruptor que mantiene las ventas de un departamento fuera de los totales de fin de día y de los informes de ventas; útil para artículos de traspaso como las tarjetas de regalo de terceros. |
| **Product Rules**                              | Donde ahora se encuentran las tasas de impuestos, la elegibilidad para EBT, el margen objetivo y otros atributos del producto. Independiente de la página de Departamentos.                        |


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